In một trang văn bản ra thấy lề dưới bị cắt mất dòng cuối, hoặc lề hai bên lệch, máy in báo "không khớp khổ giấy" dù khay đang đầy giấy A4: nguyên nhân hay gặp là đâu đó trong chuỗi máy tính, trình điều khiển, ứng dụng vẫn để khổ Letter, khổ giấy thông dụng ở Bắc Mỹ. Nhiều máy in, trình điều khiển và phần mềm được đặt mặc định theo thị trường gốc, và chỉ cần một khâu trong chuỗi còn để Letter là bản in lệch.
Bài này chỉ cách đặt A4 làm mặc định ở từng khâu, kèm ba cài đặt giúp tiết kiệm giấy mực: in hai mặt, in đen trắng, chất lượng nháp. Phần cài máy in, kết nối máy in qua Wi-Fi và xử lý kẹt giấy, ngoại tuyến có ở trang AI Tin Học. Tên mục có thể khác theo phiên bản, hãng máy và phiên bản hệ điều hành.
Letter và A4 khác nhau thế nào, vì sao in lệch
Khổ A4 theo chuẩn quốc tế, rộng 210 mi-li-mét, cao 297 mi-li-mét, là khổ giấy văn phòng thông dụng ở Việt Nam và phần lớn thế giới. Khổ Letter rộng khoảng 216 mi-li-mét, cao khoảng 279 mi-li-mét, dùng chủ yếu ở Mỹ, Canada và một số nước. Nghĩa là Letter rộng hơn A4 một chút nhưng ngắn hơn gần hai phân.
Khi văn bản được dàn trang theo Letter mà in trên giấy A4, phần dưới trang có khoảng trắng thừa và hai bên có thể bị cắt sát. Ngược lại, văn bản dàn trang A4 mà trình điều khiển máy in nghĩ là đang in Letter, phần cuối trang có thể bị cắt mất hoặc máy tự thu nhỏ cả trang. Một số máy in còn dừng lại, báo lỗi khổ giấy và chờ bạn bấm tiếp.
Điểm phiền là khổ giấy được đặt ở ít nhất bốn chỗ: trong máy in, trong trình điều khiển máy in trên máy tính, trong hệ điều hành, và trong từng ứng dụng như phần mềm soạn thảo, trình duyệt, trình đọc tệp PDF. Nhiều chỗ trong số đó để Letter theo mặc định nếu máy tính hoặc phần mềm cài với vùng không phải Việt Nam. Sửa một chỗ mà các chỗ khác vẫn để Letter thì lỗi vẫn quay lại.
Đặt A4 làm mặc định trên Windows
Trình tự dưới đây áp dụng cho Windows bản phổ biến hiện nay; đường dẫn có thể khác chút ít theo phiên bản.
- Mở Cài đặt, vào mục Thiết bị Bluetooth và các thiết bị khác, chọn Máy in và máy quét.
- Chọn máy in bạn hay dùng, mở mục Tuỳ chọn in hoặc Thuộc tính máy in.
- Trong thẻ giấy hoặc chất lượng, đặt khổ giấy là A4, loại giấy là giấy thường, rồi bấm Áp dụng.
- Ngay trong cửa sổ này, đặt in hai mặt, thang độ xám hoặc chất lượng nháp nếu bạn muốn chúng là mặc định.
- Quay lại danh sách máy in, xem tuỳ chọn cho phép Windows quản lý máy in mặc định. Nếu bật, Windows sẽ lấy máy in dùng gần nhất làm mặc định; nhà hoặc văn phòng có nhiều máy in thì nên tắt rồi tự chọn một máy làm mặc định.
- Kiểm vùng của máy tính trong mục Thời gian và ngôn ngữ, phần Vùng: đặt Việt Nam để các ứng dụng mới cài lấy khổ giấy và định dạng phù hợp.
Sau đó, in thử một trang từ phần mềm soạn thảo và một trang từ trình duyệt. Nếu cả hai đều đúng lề, bạn đã xong phần lớn việc.
Trên Mac và trong từng ứng dụng
Trên Mac, bạn mở Cài đặt hệ thống, vào mục Máy in và máy quét. Ở đó thường có hai lựa chọn quan trọng: máy in mặc định, và khổ giấy mặc định. Nếu máy in mặc định đang để là máy in dùng gần nhất, Mac sẽ đổi theo máy bạn vừa in; chọn đích danh một máy nếu nhà bạn có nhiều máy. Đặt khổ giấy mặc định là A4.
Phần mềm soạn thảo văn bản thường có mẫu tài liệu mặc định riêng, quyết định khổ trang của mọi văn bản mới. Nếu mẫu đó là Letter, mỗi văn bản mới bạn tạo đều là Letter, bất kể máy in đặt gì. Bạn vào phần bố cục hoặc thiết lập trang, chọn A4, rồi đặt làm mặc định cho mọi văn bản mới nếu phần mềm có nút đó. Phần phông chữ mặc định của phần mềm soạn thảo có bài riêng ở trang AI Tin Học.
Trình duyệt có hộp thoại in riêng với các tuỳ chọn khổ giấy, lề, tỉ lệ. Mặc định thường còn bật in đầu trang và chân trang, tức in thêm ngày giờ, tiêu đề trang và địa chỉ trang web lên mép giấy. Nếu in vé, đơn, biểu mẫu từ web, bạn tắt tuỳ chọn này cho bản in gọn. Trình đọc tệp PDF cũng có tuỳ chọn tỉ lệ: chọn kích thước thật nếu cần in đúng kích cỡ, hoặc vừa khổ giấy nếu chấp nhận thu nhỏ một chút.
Ba cài đặt giúp tiết kiệm giấy mực
Mặc định của nhiều máy in là in một mặt, in màu nếu có màu, chất lượng tiêu chuẩn. Với tài liệu đọc nội bộ, bài tập, bản nháp, đổi ba cài đặt dưới đây giúp tiết kiệm đáng kể theo thời gian.
| Cài đặt | Lợi ích | Lưu ý |
|---|---|---|
| In hai mặt | Giảm số tờ giấy, tập tài liệu mỏng nhẹ hơn | Máy có in hai mặt tự động thì tiện; máy không có thì trình điều khiển hướng dẫn lật giấy bằng tay |
| In đen trắng, thang độ xám | Giảm dùng mực màu cho tài liệu chữ | Một số máy phun vẫn dùng chút mực màu cho bảo dưỡng đầu phun hoặc để tạo màu xám, xem tài liệu của máy |
| Chất lượng nháp, tiết kiệm mực | In nhanh hơn, ít mực hơn | Chữ nhạt hơn, không hợp với văn bản nộp chính thức, ảnh, hồ sơ |
Cách làm gọn là đặt ba cài đặt này làm mặc định trong Tuỳ chọn in, rồi khi cần in đẹp thì đổi tạm trong hộp thoại in của lần đó. Ngược lại, nếu bạn hay in hồ sơ nộp đi, giữ chất lượng tiêu chuẩn làm mặc định và chỉ chọn nháp khi in bản đọc thử.
Cài đặt trên chính máy in cũng có mặc định
Khổ giấy trong khay. Nhiều máy in có màn hình nhỏ hoặc trang quản lý cho khai báo khổ giấy đang đặt trong khay. Nếu máy khai Letter mà khay để A4, máy sẽ báo lỗi không khớp. Bạn đặt A4 cho khay chính.
Tự tắt và chế độ ngủ. Máy in thường tự vào chế độ ngủ sau một thời gian. Một số máy còn tự tắt hẳn, lần sau in phải bấm nút nguồn. Nếu cả nhà hay in từ điện thoại khi máy đang tắt, bạn kéo dài thời gian tự tắt hoặc tắt tính năng này; nếu ít in, để tự tắt cho tiết kiệm.
Tự làm sạch đầu phun. Máy in phun định kỳ tự làm sạch đầu phun, dùng một lượng mực. In ít quá lâu, đầu phun dễ khô, lần sau máy phải làm sạch nhiều hơn. In một trang thử mỗi tuần hay hai tuần giúp đầu phun ổn định hơn.
Ngôn ngữ và đơn vị đo. Màn hình máy in có thể để tiếng Anh và đơn vị inch theo mặc định. Đổi sang tiếng Việt nếu có, và đơn vị mi-li-mét để đọc thông số lề dễ hơn.
In từ điện thoại và máy tính bảng: một bộ mặc định khác nữa
Ngày càng nhiều người in thẳng từ điện thoại: vé, hoá đơn, bài tập của con, ảnh chụp giấy tờ. Hộp thoại in trên điện thoại có bộ mặc định riêng, không theo cài đặt bạn đã chỉnh trên máy tính. Nghĩa là máy tính đã in đúng A4 hai mặt đen trắng, nhưng in từ điện thoại vẫn có thể ra một mặt, in màu, khổ Letter.
Trên iPhone và iPad, bạn chọn Chia sẻ hoặc biểu tượng tuỳ chọn, rồi chọn In. Màn hình in cho chọn máy in, số bản, và thường có các tuỳ chọn khổ giấy, hai mặt, đen trắng nếu máy in hỗ trợ. Trên Android, tuỳ chọn in nằm trong menu của ứng dụng, và cần một dịch vụ in, có thể là dịch vụ in mặc định của hệ điều hành hoặc ứng dụng của hãng máy in. Bạn mở mục khổ giấy để kiểm, vì mặc định có thể không phải A4.
Hai mẹo nhỏ: thứ nhất, nếu ứng dụng của hãng máy in có phần cài đặt in mặc định, bạn đặt A4, hai mặt, đen trắng ở đó một lần để mọi lần in từ ứng dụng đều theo. Thứ hai, với ảnh chụp giấy tờ, chọn chế độ in vừa khổ giấy để ảnh không bị cắt mép. Nếu điện thoại không thấy máy in, thường là do điện thoại và máy in đang ở hai mạng khác nhau; phần kết nối có ở trang AI Tin Học.
Khi chụp giấy tờ cá nhân để in, bạn xoá ảnh khỏi điện thoại sau khi dùng xong nếu không cần lưu, và không in giấy tờ cá nhân qua máy in chung ở nơi công cộng mà không ở cạnh máy.
Khi đã chỉnh hết mà bản in vẫn lệch
Nếu đã đặt A4 ở mọi chỗ mà bản in vẫn sai, bạn kiểm lần lượt các điểm sau trước khi nghĩ tới lỗi máy.
- Tệp gốc được dàn trang theo Letter: mở tệp, xem thiết lập trang của chính tệp đó, đổi sang A4 rồi kiểm lại ngắt trang trước khi in.
- Hộp thoại in đang chọn tỉ lệ tuỳ chỉnh hoặc thu nhỏ: chọn lại kích thước thật hoặc vừa khổ giấy.
- Đang in sang nhầm máy in, ví dụ máy in ảo tạo tệp PDF hoặc máy in ở phòng khác do hệ điều hành tự chọn máy dùng gần nhất.
- Thanh dẫn giấy trong khay chưa ép sát mép giấy, làm giấy lệch khi kéo vào.
- Trình điều khiển cũ hoặc trình điều khiển chung của hệ điều hành không hiểu hết tuỳ chọn của máy: cài trình điều khiển từ trang hỗ trợ chính thức của hãng máy in.
- Tệp PDF có lề in sẵn rất sát mép: máy in nào cũng có vùng không in được ở mép giấy, nên chọn vừa khổ giấy để máy thu nhỏ một chút.
Sau khi xử lý xong, bạn in một trang thử có chữ sát bốn lề, giữ lại làm mẫu. Lần sau nghi ngờ lệch lề, in lại trang đó để so sánh là biết ngay vấn đề nằm ở máy hay ở tệp.
Câu hỏi thường gặp
Vì sao máy in mua ở Việt Nam vẫn để khổ Letter?
Trình điều khiển, phần mềm đi kèm hoặc hệ điều hành có thể cài theo vùng mặc định là Mỹ, hoặc máy tính được cài với vùng khác. Bạn đặt vùng Việt Nam trong hệ điều hành và đặt khổ A4 trong tuỳ chọn máy in để các lần in sau đúng khổ.
In hai mặt bằng tay trên máy không có in hai mặt tự động thế nào?
Bạn chọn in hai mặt thủ công trong hộp thoại in. Máy in các trang một mặt trước, rồi hiện hướng dẫn lật giấy và đặt lại vào khay. Bạn in thử vài trang trước để biết chiều lật đúng với máy của mình.
In đen trắng có hoàn toàn không dùng mực màu không?
Không phải máy nào cũng vậy. Một số máy in phun vẫn dùng một lượng nhỏ mực màu cho việc bảo dưỡng đầu phun hoặc để tạo sắc xám. Bạn xem tài liệu của máy để biết có tuỳ chọn chỉ dùng mực đen hay không.
Đặt chất lượng nháp làm mặc định có ảnh hưởng máy in không?
Không ảnh hưởng độ bền máy. Bản in nháp chỉ nhạt hơn và ít chi tiết hơn. Bạn nhớ đổi lại chất lượng tiêu chuẩn khi in hồ sơ nộp đi, ảnh hoặc tài liệu cần rõ nét.
Vì sao bản in từ trình duyệt có ngày giờ và địa chỉ trang ở mép giấy?
Trình duyệt mặc định bật in đầu trang và chân trang. Trong hộp thoại in, mở phần cài đặt thêm và bỏ chọn đầu trang và chân trang. Một số trình duyệt nhớ lựa chọn này cho những lần in sau.
Máy tính tự đổi máy in mặc định, làm sao giữ cố định?
Trên Windows, tắt tuỳ chọn cho phép Windows quản lý máy in mặc định rồi đặt máy bạn muốn làm mặc định. Trên Mac, trong mục Máy in và máy quét, chọn đích danh một máy làm mặc định thay vì máy dùng gần nhất.