Khi bạn bấm vào một địa chỉ email trên trang web, hoặc nút "gửi thư cho chúng tôi" trong một phần mềm, máy tính mở ứng dụng thư mặc định với một khung thư mới đã điền sẵn người nhận. Máy mới để sẵn ứng dụng thư của hệ điều hành. Nếu bạn quen đọc thư trên trình duyệt hoặc dùng một ứng dụng thư khác, cú bấm đó mở ra một ứng dụng trống, đòi thêm tài khoản, và bạn lại phải chép địa chỉ dán sang hộp thư thật của mình.
Bài này giải thích liên kết thư hoạt động thế nào, cách chọn giữa hộp thư web và ứng dụng thư, cách gán trên Windows và Mac, cách để hộp thư trên trình duyệt nhận liên kết thư, và vài mặc định bên trong hộp thư đáng chỉnh. Phần ứng dụng thư trên iPhone có ở bài riêng về ứng dụng mặc định của iPhone trong chuyên mục.
Liên kết thư là gì và vì sao hay mở nhầm chỗ
Một địa chỉ email trên trang web thường được gắn dưới dạng một loại liên kết đặc biệt, bắt đầu bằng chữ mailto thay vì địa chỉ trang web thông thường. Khi bạn bấm vào, trình duyệt không mở trang nào cả mà chuyển việc cho hệ điều hành, và hệ điều hành gọi ứng dụng được gán cho loại liên kết này. Liên kết có thể mang theo cả tiêu đề và nội dung soạn sẵn, ví dụ khi bạn bấm nút gửi phản hồi trong một phần mềm.
Vấn đề nằm ở chỗ ứng dụng được gán thường là ứng dụng thư của hệ điều hành, trong khi rất nhiều người, đặc biệt người dùng thư miễn phí phổ biến, chỉ đọc thư trên trình duyệt. Ứng dụng thư của hệ điều hành mở ra, chưa có tài khoản nào, hiện màn hình thêm tài khoản. Người dùng đóng đi, rồi phải chép địa chỉ email bằng tay. Có người lỡ bấm qua vài bước và vô tình thêm tài khoản vào một ứng dụng mình không định dùng.
Liên kết thư thuộc nhóm liên kết theo giao thức, cùng nhóm với liên kết gọi điện hay liên kết mở họp trực tuyến. Trên Windows, chúng được gán ở mục riêng, không cùng chỗ với đuôi tệp. Hiểu điều này giúp bạn tìm đúng nơi chỉnh, thay vì đổi mãi phần trình duyệt mặc định mà liên kết thư vẫn mở nhầm.
Hộp thư trên web hay ứng dụng thư: quyết định trước khi gán
Nếu bạn chỉ đọc thư trên trình duyệt. Gán liên kết thư cho trình duyệt, kèm cho phép trang hộp thư nhận liên kết thư. Bấm một địa chỉ email sẽ mở thẻ mới với khung thư đã điền người nhận, trong đúng tài khoản bạn đang đăng nhập.
Nếu bạn dùng ứng dụng thư trên máy. Gán liên kết thư cho ứng dụng đó. Ứng dụng thư có lợi khi bạn quản lý nhiều tài khoản, cần đọc thư khi mất mạng, hay muốn thông báo thư mới ngay trên máy.
Nếu máy dùng cho công việc với thư công ty. Làm theo hướng dẫn của bộ phận kỹ thuật; máy công ty có thể đã gán sẵn cho ứng dụng thư nội bộ và khoá lại.
Nếu nhiều người dùng chung máy. Gán liên kết thư cho trình duyệt có thể khiến thư mở ra trong tài khoản của người đăng nhập trước đó. Mỗi người một tài khoản đăng nhập máy là cách an toàn nhất.
Nếu bạn hiếm khi bấm vào địa chỉ email. Không cần chỉnh gì. Khi cần, giữ chuột phải trên địa chỉ, chọn sao chép địa chỉ email rồi dán vào hộp thư của bạn. Nhiều trình duyệt có sẵn lựa chọn này trong thực đơn chuột phải.
Gán ứng dụng cho liên kết thư trên Windows
Trên Windows 11, liên kết thư gán ở mục theo loại liên kết. Tên mục theo bản tiếng Việt phổ biến:
- Mở Cài đặt, chọn Ứng dụng, rồi Ứng dụng mặc định.
- Trong ô tìm kiếm ở đầu trang, gõ MAILTO. Nếu không ra, kéo xuống cuối trang chọn Chọn mặc định theo loại liên kết và tìm dòng MAILTO trong danh sách.
- Chạm vào ô ứng dụng bên cạnh MAILTO, chọn ứng dụng thư bạn dùng hoặc trình duyệt bạn dùng để đọc thư trên web.
- Trên Windows 10, có thể vào Ứng dụng mặc định, chạm vào ô dưới chữ Email để chọn nhanh, rồi kiểm lại ở phần theo giao thức nếu cần.
- Mở một trang có địa chỉ email, bấm thử. Nếu bạn đã chọn trình duyệt, xem tiếp phần cho phép hộp thư web nhận liên kết thư bên dưới.
Một số ứng dụng thư khi cài sẽ hỏi có muốn đặt làm ứng dụng thư mặc định. Đồng ý ở bước này cũng gán luôn liên kết thư, nhưng chỉ đồng ý khi bạn thật sự định dùng ứng dụng đó lâu dài.
Gán trên máy Mac: chọn ngay trong ứng dụng Mail
Trên macOS, lựa chọn ứng dụng thư mặc định không nằm trong Cài đặt hệ thống mà nằm trong chính ứng dụng Mail của máy, kể cả khi bạn muốn chọn một ứng dụng khác. Mở Mail, vào thực đơn Mail ở góc trên, chọn Cài đặt hoặc Tuỳ chọn ở bản cũ, thẻ Cài đặt chung, dòng Trình đọc email mặc định, rồi chọn ứng dụng mong muốn.
Chi tiết hơi ngược đời này làm nhiều người bỏ cuộc vì không tìm thấy trong Cài đặt hệ thống. Ở một số bản macOS, Mail có thể yêu cầu bạn thêm một tài khoản trước khi mở được phần cài đặt. Nếu gặp trường hợp này, một số ứng dụng thư khác có nút đặt làm mặc định ngay trong cài đặt của chúng, dùng cách đó sẽ nhanh hơn.
Nếu bạn muốn liên kết thư mở trong hộp thư trên trình duyệt, chọn trình duyệt làm trình đọc email mặc định, rồi bật quyền nhận liên kết thư cho trang hộp thư trong trình duyệt, như phần tiếp theo. Một số trình duyệt có thể không xuất hiện trong danh sách trình đọc email; khi đó, giải pháp thực tế là sao chép địa chỉ hoặc dùng tiện ích chính thức của nhà cung cấp hộp thư nếu có.
Sau khi chọn, đóng Mail và thử bấm một địa chỉ email trên trang web. Lựa chọn áp dụng cho tài khoản người dùng hiện tại trên máy; người khác dùng chung máy với tài khoản riêng cần chọn lại cho mình.
Cho phép hộp thư trên trình duyệt nhận liên kết thư
Gán liên kết thư cho trình duyệt mới là một nửa; trình duyệt còn cần biết trang hộp thư nào sẽ nhận. Cơ chế này thường gọi là trình xử lý giao thức.
- Mở trang hộp thư của bạn trong trình duyệt và đăng nhập. Với một số dịch vụ, ở đầu thanh địa chỉ sẽ hiện một biểu tượng nhỏ hỏi có cho phép trang mở các liên kết thư hay không; chọn cho phép.
- Trong Chrome và trình duyệt cùng nền, vào Cài đặt, Quyền riêng tư và bảo mật, Cài đặt trang web, phần quyền bổ sung, mục Trình xử lý giao thức. Bật cho phép trang web hỏi được làm trình xử lý, rồi kiểm danh sách trang đã được chọn.
- Trong Firefox, vào Cài đặt, phần Chung, mục Ứng dụng, tìm loại nội dung mailto và chọn dịch vụ thư trên web hoặc ứng dụng mong muốn.
- Nếu dịch vụ thư của bạn không tự hỏi, tìm trong phần cài đặt của chính hộp thư web xem có tuỳ chọn đặt làm trình xử lý liên kết thư hay không.
- Bấm thử một địa chỉ email: thẻ mới với khung thư đã điền người nhận phải mở ra trong hộp thư web.
- Muốn gỡ, quay lại mục trình xử lý giao thức và xoá trang khỏi danh sách.
Tên mục trong trình duyệt thay đổi khá thường xuyên qua các bản cập nhật, nên nếu không thấy, gõ chữ "giao thức" hoặc "trình xử lý" vào ô tìm kiếm trong trang cài đặt của trình duyệt.
Liên kết thư trên điện thoại Android và máy tính bảng
Dù bài này tập trung vào máy tính, nhiều người hỏi luôn chuyện tương tự trên điện thoại. Android không có dòng chọn ứng dụng thư trong mục Ứng dụng mặc định như trình duyệt hay tin nhắn. Khi bạn chạm vào một địa chỉ email lần đầu và máy có từ hai ứng dụng thư trở lên, bảng chọn quen thuộc hiện ra với hai nút chỉ một lần và luôn luôn. Lựa chọn luôn luôn ở đây chính là cách đặt ứng dụng thư mặc định.
Nếu đã lỡ chọn một ứng dụng không dùng, vào thông tin của ứng dụng đó, mục mở theo mặc định, xoá lựa chọn cũ; lần sau chạm vào địa chỉ email, bảng chọn sẽ hiện lại. Trên nhiều máy, ứng dụng thư phổ biến cài sẵn cũng là ứng dụng duy nhất nhận liên kết thư, nên địa chỉ email mở thẳng vào đó mà không hỏi gì. Nếu bạn chỉ đọc thư trên trình duyệt điện thoại, cách đơn giản nhất là cài ứng dụng chính thức của nhà cung cấp hộp thư, vì trình duyệt trên điện thoại thường không nhận liên kết thư.
Trên máy tính bảng chạy hệ điều hành của điện thoại, cách làm giống hệt điện thoại cùng hệ. Lời khuyên chung cho mọi thiết bị: chọn một ứng dụng thư chính, đăng nhập đủ các tài khoản vào đó, rồi để mọi liên kết thư đổ về ứng dụng này. Phân tán ra nhiều ứng dụng thư khác nhau là cách nhanh nhất để bỏ sót một thư quan trọng.
Vài mặc định bên trong hộp thư đáng chỉnh, và lỗi hay gặp
Đã gán xong ứng dụng thư, còn vài mặc định bên trong đáng xem lại một lần. Bảng dưới gộp cả các lỗi hay gặp khi bấm liên kết thư.
| Mục hoặc triệu chứng | Mặc định thường gặp | Nên làm |
|---|---|---|
| Tài khoản gửi khi có nhiều hộp thư | Tài khoản thêm vào đầu tiên | Chọn tài khoản gửi mặc định là hộp thư dùng nhiều nhất để khỏi gửi nhầm từ thư cá nhân |
| Chữ ký | Không có hoặc chữ ký quảng cáo của ứng dụng | Đặt chữ ký ngắn gồm tên, chức danh, tên đơn vị; tránh đưa thông tin nhạy cảm |
| Thời gian huỷ gửi | Rất ngắn hoặc tắt | Tăng lên mức dài nhất có thể để kịp thu hồi khi bấm gửi vội |
| Trả lời | Trả lời một người | Giữ mặc định; chỉ trả lời tất cả khi thật cần, tránh làm ồn hộp thư cả nhóm |
| Bấm địa chỉ email mà không có gì xảy ra | Chưa có ứng dụng nào được gán | Gán MAILTO trên Windows hoặc chọn trình đọc email trên Mac |
| Hộp thư web mở ra nhưng sai tài khoản | Trình duyệt dùng tài khoản đăng nhập đầu tiên | Đăng nhập tài khoản chính trước, hoặc dùng hồ sơ trình duyệt riêng cho công việc |
Ví dụ giả định: anh Tuấn có hai hộp thư, một cho xưởng gỗ, một cho việc riêng. Ứng dụng thư để tài khoản riêng làm mặc định vì thêm vào trước, nên báo giá gửi cho khách cứ đi từ địa chỉ cá nhân. Đổi tài khoản gửi mặc định là hết, không cần đổi ứng dụng.
Câu hỏi thường gặp
Bấm vào địa chỉ email trên trang web lại mở ứng dụng thư trống, sửa thế nào?
Liên kết thư đang gán cho ứng dụng thư của hệ điều hành. Trên Windows, vào Ứng dụng mặc định, tìm MAILTO và chọn ứng dụng hoặc trình duyệt bạn dùng. Trên Mac, chọn trình đọc email mặc định trong phần cài đặt của ứng dụng Mail.
Làm sao để địa chỉ email mở thẳng trong hộp thư trên trình duyệt?
Gán liên kết thư cho trình duyệt, sau đó cho phép trang hộp thư làm trình xử lý liên kết thư trong cài đặt trang web của trình duyệt. Đăng nhập đúng tài khoản trước khi bấm để khung thư mở trong hộp thư bạn muốn.
Vì sao trên Mac không tìm thấy mục chọn ứng dụng thư trong Cài đặt hệ thống?
macOS đặt lựa chọn này trong ứng dụng Mail, ở phần Cài đặt chung, dòng Trình đọc email mặc định. Nếu Mail yêu cầu thêm tài khoản trước, có thể dùng nút đặt làm mặc định trong ứng dụng thư khác.
Có nên xoá ứng dụng thư của hệ điều hành không?
Không cần. Chỉ cần gán liên kết thư cho ứng dụng hoặc trình duyệt bạn dùng, ứng dụng của hệ điều hành sẽ không tự mở nữa. Gỡ ứng dụng hệ thống đôi khi không làm được hoặc gây lỗi ở chỗ khác.
Thư gửi đi cứ từ địa chỉ cá nhân thay vì địa chỉ công việc, chỉnh ở đâu?
Trong cài đặt của ứng dụng thư hoặc hộp thư web, tìm mục tài khoản gửi mặc định hoặc địa chỉ gửi mặc định và chọn địa chỉ công việc. Trước khi gửi thư quan trọng, liếc qua ô người gửi để chắc chắn.
Máy công ty không cho đổi ứng dụng thư mặc định thì làm sao?
Máy có thể đang chịu chính sách quản lý của công ty để mọi người dùng thư nội bộ thống nhất. Hãy hỏi bộ phận kỹ thuật thay vì tìm cách vượt. Với địa chỉ email cần gửi tạm, sao chép địa chỉ rồi dán vào hộp thư công ty là đủ.