Trên nhiều máy Windows 11 mới đăng nhập bằng tài khoản Microsoft, OneDrive được bật sẵn hoặc được mời bật việc sao lưu các thư mục Màn hình nền, Tài liệu và Ảnh; khi đó các thư mục này thực chất nằm trong OneDrive và đồng bộ lên đám mây. Tiện cho người dùng nhiều máy và muốn có bản sao trên mạng, nhưng gây bối rối khi gói miễn phí đầy, khi tệp hiện biểu tượng đám mây không mở được lúc mất mạng, hay khi tắt đi rồi thấy thư mục trên máy trống trơn.
Bài này giải thích cơ chế, giúp bạn quyết định giữ hay tắt, và chỉ các bước tắt an toàn để không mất tệp. Mac có tính năng tương tự với iCloud Drive, được nói ở phần sau. Bài viết theo nguyên lý, tên mục có thể khác theo phiên bản OneDrive và hệ điều hành; với tài liệu công ty, hãy làm theo quy định của bộ phận phụ trách trước.
Chuyện gì xảy ra khi bật sao lưu thư mục
Bình thường, thư mục Màn hình nền, Tài liệu và Ảnh nằm trong thư mục người dùng trên ổ đĩa của máy. Khi bật sao lưu thư mục của OneDrive, Windows chuyển ba thư mục này vào bên trong thư mục OneDrive. Bạn vẫn thấy chúng ở chỗ cũ trong thanh bên của trình quản lý tệp, vẫn lưu tệp vào đó như thường, nhưng mọi thứ bên trong được đồng bộ lên đám mây và sang các máy khác đăng nhập cùng tài khoản.
Đi kèm là tính năng tệp theo yêu cầu, thường bật sẵn. Tệp có biểu tượng đám mây là tệp chỉ có trên mạng, máy chỉ giữ tên và ảnh thu nhỏ, bấm vào mới tải về. Tệp có dấu tích xanh viền trắng là đã tải về nhưng có thể được dọn khỏi máy khi thiếu chỗ; tệp có dấu tích nền xanh đặc là được giữ luôn trên máy. Nhờ vậy máy dung lượng nhỏ vẫn chứa được thư viện lớn, nhưng cũng là lý do bạn mở một tệp lúc mất mạng thì báo lỗi.
Điều nhiều người không để ý: sao lưu kiểu này là đồng bộ, không phải bản sao độc lập. Xoá một tệp trên máy thì nó cũng bị xoá trên đám mây và trên máy khác, chỉ còn trong thùng rác của OneDrive một thời gian. Vì vậy, gọi là sao lưu nhưng nó không thay thế được một bản sao lưu thật đặt ở nơi khác. Nguyên tắc sao lưu nhiều bản ở nhiều nơi có bài riêng ở trang tin học AI Tin và AI Bảo Mật.
Giữ hay tắt: tuỳ cách bạn dùng máy
Không có câu trả lời chung. Bảng dưới đặt các tình huống hay gặp cạnh lựa chọn hợp lý.
| Tình huống | Gợi ý | Lý do |
|---|---|---|
| Dùng hai máy trở lên, muốn tài liệu đi theo | Giữ | Đúng mục đích thiết kế, tệp có mặt ở mọi máy |
| Có gói dung lượng đám mây đủ lớn qua công ty hoặc gia đình | Giữ | Không lo đầy, có thêm lớp bảo vệ khi mất máy |
| Chỉ dùng gói miễn phí, thư mục Ảnh và Màn hình nền nặng | Cân nhắc tắt hoặc chỉ giữ Tài liệu | Gói miễn phí nhỏ, đầy nhanh rồi báo lỗi đồng bộ liên tục |
| Hay làm việc ở nơi mạng yếu hoặc không có mạng | Giữ nhưng đặt các thư mục làm việc luôn có trên máy | Tránh bấm vào tệp mà không mở được |
| Máy công ty có quy định riêng | Làm theo quy định | Có công ty bắt buộc sao lưu lên tài khoản công ty, có nơi cấm dùng tài khoản cá nhân |
| Người lớn tuổi chỉ dùng một máy | Thường nên tắt | Ít cần đồng bộ, dễ hoảng khi thấy biểu tượng lạ và thông báo đầy dung lượng |
Một lựa chọn ở giữa là chỉ giữ thư mục Tài liệu, tắt Ảnh và Màn hình nền. Tài liệu văn bản thường nhẹ và đáng giữ một bản trên mạng; ảnh và video nặng hơn nhiều, còn Màn hình nền hay thành chỗ để tạm tệp tải về, đồng bộ lên chỉ làm đầy dung lượng.
Tắt sao lưu thư mục trên Windows mà không mất tệp
Phần quan trọng nhất của bài. Khi tắt, OneDrive thường để tệp cũ ở lại trong OneDrive và thư mục trên máy bắt đầu trống, nên phải làm đúng thứ tự.
- Cắm sạc, dùng mạng ổn định. Mở thư mục OneDrive, chọn ba thư mục Màn hình nền, Tài liệu, Ảnh, chuột phải và chọn luôn giữ trên thiết bị này. Chờ tới khi mọi tệp chuyển sang dấu tích nền xanh đặc, tức đã tải hết về máy.
- Kiểm dung lượng ổ đĩa còn đủ chứa toàn bộ các thư mục này trước khi làm bước trên; nếu không đủ, dọn bớt hoặc chép một phần ra ổ cứng rời trước.
- Bấm biểu tượng đám mây OneDrive ở khay hệ thống, mở phần cài đặt, tìm mục đồng bộ và sao lưu, chọn quản lý sao lưu.
- Tắt từng thư mục muốn dừng sao lưu. OneDrive sẽ hỏi xác nhận và cho biết tệp hiện có sẽ nằm ở đâu; đọc kỹ thông báo đó.
- Sau khi tắt, mở thư mục Tài liệu trên máy. Nếu trống, mở thư mục tương ứng trong OneDrive và chép, hoặc chuyển, tệp về thư mục trên máy. Một số phiên bản có lựa chọn chỉ để tệp trên OneDrive hoặc chép về máy ngay lúc tắt; chọn chép về máy nếu được hỏi.
- Mở thử vài tệp quan trọng để chắc mọi thứ đã về đủ, rồi mới quyết định có xoá bản trên OneDrive cho nhẹ dung lượng hay không.
Đừng gỡ cài đặt OneDrive hay đăng xuất tài khoản trước khi làm xong các bước trên; gỡ vội lúc tệp còn ở dạng chỉ có trên mạng là cách hay gặp nhất khiến người dùng tưởng mất sạch tài liệu. Thực tế tệp vẫn nằm trên đám mây, đăng nhập lại trên trình duyệt là thấy, nhưng hoảng loạn và mất thời gian là không tránh khỏi.
Nếu giữ: vài cài đặt cho đỡ phiền
Chọn thư mục luôn có trên máy. Với thư mục bạn làm việc hằng ngày, chuột phải và chọn luôn giữ trên thiết bị này để mở được cả khi mất mạng. Thư mục lưu trữ lâu năm ít mở thì để dạng chỉ trên mạng cho đỡ chật ổ đĩa.
Theo dõi dung lượng. Biểu tượng OneDrive ở khay hệ thống cho biết dung lượng đã dùng. Khi gần đầy, dọn tệp lớn trong OneDrive trước khi bị dừng đồng bộ; khi đã đầy, OneDrive ngừng tải tệp mới lên và hiện cảnh báo liên tục.
Tạm dừng đồng bộ khi dùng điểm phát điện thoại. Trong menu của OneDrive có lựa chọn tạm dừng đồng bộ theo giờ; dùng khi đang phát mạng từ điện thoại để đỡ tốn dữ liệu di động. Đặt kết nối đó là kết nối có đo lưu lượng cũng giúp OneDrive tự hạn chế.
Đừng để tệp tạm trên Màn hình nền. Nếu Màn hình nền được đồng bộ, mọi tệp tải về để tạm ở đó cũng lên mạng. Đặt thư mục Tải về làm nơi để tạm, dọn định kỳ, và giữ Màn hình nền gọn.
Trên Mac: Màn hình nền và Tài liệu trong iCloud Drive
macOS có tính năng tương tự với tên lưu thư mục Màn hình nền và Tài liệu trong iCloud Drive. Nó được mời bật ở Trợ lý thiết lập, hoặc trong cài đặt Apple ID, phần iCloud, mục iCloud Drive. Khi bật, hai thư mục này đồng bộ lên iCloud và có mặt trên mọi máy Mac cùng Apple ID, kể cả trong ứng dụng Tệp của iPhone. Đi kèm là lựa chọn tối ưu hoá dung lượng máy Mac, cho phép macOS dọn bớt bản trên máy khi ổ đĩa đầy, giống tệp theo yêu cầu của OneDrive.
Điểm đáng lưu ý là gói iCloud miễn phí dùng chung cho cả sao lưu iPhone, ảnh iCloud và iCloud Drive. Nếu Màn hình nền và Tài liệu trên Mac làm đầy dung lượng, iPhone cũng không sao lưu được nữa, và bạn sẽ nhận cảnh báo ở cả hai thiết bị. Người chỉ dùng gói miễn phí thường nên để tính năng này tắt.
Muốn tắt, vào cùng chỗ trong cài đặt iCloud Drive và bỏ chọn mục Màn hình nền và Tài liệu. macOS sẽ tạo lại hai thư mục trống trên máy, còn tệp cũ vẫn nằm trong iCloud Drive. Trước khi tắt, mở hai thư mục đó trong iCloud Drive, chọn tất cả và tải về; sau khi tắt, chuyển chúng từ iCloud Drive về thư mục trên máy. Kiểm lại bằng cách mở vài tệp khi tạm ngắt Wi-Fi.
Đăng nhập máy mới bằng tài khoản cũ: Màn hình nền của máy cũ tự hiện về
Một tình huống hay gặp khi mua máy mới: bạn đăng nhập cùng tài khoản Microsoft đã dùng trên máy cũ, và vài phút sau Màn hình nền của máy mới đầy biểu tượng, tệp, lối tắt từ máy cũ. Đó là vì máy cũ đã bật sao lưu thư mục, nên OneDrive trên máy mới đồng bộ đúng các thư mục ấy về. Lối tắt tới phần mềm chưa cài trên máy mới sẽ không mở được, gây cảm giác máy mới đã "bẩn" ngay từ đầu.
Cách xử lý tuỳ ý định của bạn. Nếu muốn máy mới tiếp nối máy cũ, cứ để đồng bộ, rồi xoá các lối tắt hỏng trên Màn hình nền; lưu ý xoá ở đây cũng là xoá trên máy cũ nếu máy cũ vẫn đồng bộ. Nếu muốn máy mới bắt đầu sạch, tắt sao lưu thư mục trên máy mới ngay trong ngày đầu theo các bước ở trên, rồi chỉ kéo về những thư mục thật sự cần từ trang OneDrive trên trình duyệt hoặc từ thư mục OneDrive.
Trước khi bán hay cho máy cũ, đừng xoá tài liệu trên máy cũ khi nó còn đang đồng bộ, vì thao tác xoá sẽ lan sang đám mây và máy mới. Đăng xuất OneDrive trên máy cũ hoặc ngắt liên kết máy cũ khỏi tài khoản trước, rồi mới đặt lại máy cũ. Phần khôi phục cài đặt gốc trước khi bán máy có bài riêng ở danh mục khôi phục cài đặt gốc của trang.
Những dấu hiệu cho thấy bạn đang dùng thư mục trên đám mây mà không biết
Nhiều người không nhớ đã bật tính năng này, vì đó là một cú bấm đồng ý trong lúc thiết lập máy. Các dấu hiệu dưới đây cho thấy thư mục của bạn đang nằm trên đám mây.
- Tệp và thư mục trên Màn hình nền có biểu tượng đám mây, dấu tích hoặc mũi tên xoay nhỏ ở góc.
- Đường dẫn của tệp khi xem thuộc tính có chữ OneDrive ở giữa.
- Nhận thông báo dung lượng đám mây sắp đầy dù bạn không nhớ đã lưu gì lên mạng.
- Mở tệp lúc mất mạng thì báo không thể tải xuống.
- Xoá tệp trên máy này thì thấy nó cũng biến mất trên máy khác.
- Trên Mac, thanh bên Finder không còn hiện Màn hình nền và Tài liệu ở mục Vị trí mà nằm dưới iCloud.
Nếu gặp hai ba dấu hiệu trở lên, mở cài đặt OneDrive hoặc iCloud Drive để xem rõ thư mục nào đang được đồng bộ, rồi quyết định theo bảng ở trên. Với máy cài hộ người thân, kiểm mục này ngay trong ngày đầu; đó là mặc định dễ gây hoảng nhất khi họ nhận thông báo đầy dung lượng mấy tháng sau.
Câu hỏi thường gặp
Tắt sao lưu thư mục OneDrive có làm mất tài liệu không?
Không mất, nhưng tệp cũ thường ở lại trong OneDrive và thư mục trên máy trở nên trống. Hãy tải hết về máy trước khi tắt, rồi chép tệp từ thư mục OneDrive về thư mục trên máy sau khi tắt, kiểm lại bằng cách mở thử.
Biểu tượng đám mây trên tệp nghĩa là gì?
Tệp chỉ có trên mạng, máy chỉ giữ tên và ảnh thu nhỏ để tiết kiệm chỗ. Bấm vào thì máy tải về khi có mạng. Muốn mở được lúc không có mạng, chuột phải chọn luôn giữ trên thiết bị này.
Gỡ OneDrive khỏi máy có được không?
Được, OneDrive có thể gỡ như ứng dụng thường. Nhưng phải tắt sao lưu thư mục và tải hết tệp về trước, nếu không các thư mục sẽ trống và tệp chỉ còn trên đám mây. Máy công ty thì hỏi bộ phận phụ trách trước.
OneDrive báo đầy dung lượng, có nên mua thêm không?
Đó là quyết định của bạn. Trước khi mua, xem thư mục nào chiếm nhiều nhất, thường là ảnh và video; có thể chỉ cần tắt đồng bộ thư mục Ảnh hoặc chuyển video cũ sang ổ cứng rời là đủ.
iCloud Drive đầy làm iPhone không sao lưu được, xử lý thế nào?
Gói iCloud dùng chung cho Mac và iPhone. Tắt đồng bộ Màn hình nền và Tài liệu trên Mac sau khi đã tải tệp về, hoặc dọn tệp lớn trong iCloud Drive, sẽ giải phóng chỗ cho sao lưu iPhone.
Đồng bộ OneDrive có thay được sao lưu không?
Không hoàn toàn. Đồng bộ phản ánh thay đổi ở mọi nơi, xoá ở một máy là xoá ở tất cả. Bản sao lưu thật nên là một bản độc lập, ví dụ trên ổ cứng rời, để lấy lại được tệp khi bị xoá nhầm hay bị mã độc mã hoá.