Trên máy tính làm việc, nên để không làm phiền tự bật khi bạn chia sẻ hoặc nhân bản màn hình, khi dùng ứng dụng toàn màn hình và trong các khung giờ làm việc cần tập trung; Windows 11, Windows 10 và macOS đều có sẵn các quy tắc này, chỉ là phần lớn đang để tắt hoặc chưa ai chỉnh. Mặc định của máy tính mới là cho mọi ứng dụng hiện thông báo ở góc màn hình kèm âm thanh, từ ứng dụng chat công việc, thư điện tử đến tiện ích của hãng máy và trình duyệt.
Bài này hướng dẫn chỉnh thông báo trên Windows và Mac, kiểm tra trước khi chia sẻ màn hình trong cuộc họp, và chia việc báo giữa máy tính với điện thoại để một tin không làm bạn bị cắt ngang hai lần. Tên mục có thể khác theo phiên bản hệ điều hành.
Máy tính làm việc cũng có mặc định ồn
Người ta thường nghĩ đến thông báo trên điện thoại mà quên rằng máy tính văn phòng có khi còn ồn hơn. Ứng dụng chat công việc báo từng tin, ứng dụng thư báo từng thư, lịch nhắc từng cuộc họp, phần mềm diệt virus báo đã quét xong, tiện ích của hãng máy báo có bản cập nhật driver, cộng thêm thông báo từ trang web nếu trước đây bạn lỡ cho phép. Tất cả hiện ra đúng chỗ bạn đang nhìn, vì bạn đang nhìn màn hình.
Khác biệt lớn nhất so với điện thoại là thông báo trên máy tính có khán giả. Khi bạn chia sẻ màn hình trong cuộc họp trực tuyến hay trình chiếu trong phòng họp, mọi tin nhắn bật lên ở góc đều hiện trước cả phòng. Nhẹ thì một tin nhắn đùa của đồng nghiệp, nặng thì nội dung trao đổi với khách hàng khác hay chuyện riêng của gia đình.
Vì vậy cài đặt thông báo trên máy tính có hai mục tiêu: giữ tập trung khi làm việc một mình, và giữ màn hình sạch khi có người khác cùng nhìn. Cả hai đều làm được bằng các tính năng có sẵn trong hệ điều hành, không cần cài thêm phần mềm nào. Phần lớn chỉ cần làm một lần, mất khoảng mười lăm phút, rồi máy tự lo từ đó về sau.
Windows 11: không làm phiền và các quy tắc tự bật
Các bước theo bản Windows 11 gần đây; với bản cũ hơn, một số mục có thể khác.
- Mở Cài đặt, vào Hệ thống, chọn Thông báo. Ở đây có công tắc tổng, công tắc không làm phiền, và danh sách ứng dụng.
- Mở phần Tự động bật không làm phiền. Bật các quy tắc: trong khung giờ đã đặt, khi nhân bản màn hình, khi chơi trò chơi, khi dùng ứng dụng ở chế độ toàn màn hình. Quy tắc nhân bản màn hình là quan trọng nhất cho người hay trình chiếu.
- Mở phần Đặt thông báo ưu tiên để chọn những ứng dụng và cuộc gọi vẫn được báo khi không làm phiền đang bật, ví dụ ứng dụng lịch để nhắc cuộc họp kế tiếp.
- Kéo xuống danh sách ứng dụng, tắt hẳn những ứng dụng không cần báo như tiện ích của hãng máy, ứng dụng mua sắm. Với ứng dụng còn giữ, nhấn vào tên để tắt âm thanh hoặc biểu ngữ, chỉ cho hiện trong trung tâm thông báo.
- Thử tính năng Tập trung trong mục Hệ thống hoặc ứng dụng Đồng hồ: đặt một phiên, ví dụ bốn lăm phút; khi phiên chạy, Windows bật không làm phiền và có thể ẩn huy hiệu, ẩn nhấp nháy trên thanh tác vụ.
Khi không làm phiền đang bật, thông báo vẫn vào trung tâm thông báo; nhấn vào ngày giờ ở góc thanh tác vụ để xem lại. Không có gì bị mất.
Windows 10: Hỗ trợ tập trung
Trên Windows 10, tính năng tương đương tên là Hỗ trợ tập trung, nằm trong Cài đặt, mục Hệ thống. Có ba mức: tắt, chỉ ưu tiên (chỉ thông báo từ danh sách ưu tiên được hiện), và chỉ báo thức. Bạn có thể bật nhanh từ trung tâm hành động ở góc phải thanh tác vụ.
Phần quan trọng là các quy tắc tự động, gần giống Windows 11: trong các khung giờ chọn sẵn, khi đang nhân bản màn hình, khi chơi trò chơi, khi dùng ứng dụng toàn màn hình. Bật quy tắc nhân bản màn hình và chọn mức chỉ báo thức cho quy tắc đó để màn hình chiếu luôn sạch. Có tuỳ chọn hiện bản tóm tắt những gì đã bỏ lỡ khi tắt hỗ trợ tập trung; nên bật để yên tâm.
Windows 10 đã hết thời gian hỗ trợ chính thức của nhà sản xuất cho bản phổ thông, nên nếu máy công ty còn chạy bản này, hãy hỏi bộ phận kỹ thuật về kế hoạch nâng cấp. Phần cài đặt thông báo trên đây vẫn dùng được trong lúc chờ.
Mac: tập trung và thông báo khi chia sẻ màn hình
Trên Mac, vào Cài đặt hệ thống, mục Thông báo. Ở đầu trang có các tuỳ chọn cho phép thông báo khi màn hình ngủ, khi màn hình khoá và khi nhân bản hoặc chia sẻ màn hình. Hãy chắc rằng tuỳ chọn cho phép thông báo khi nhân bản hoặc chia sẻ màn hình đang tắt. Với mỗi ứng dụng, chọn kiểu hiển thị: không có, biểu ngữ tự biến mất, hoặc cảnh báo nằm lại tới khi bạn đóng.
Mục Tập trung trên Mac hoạt động như trên iPhone: không làm phiền, công việc, cá nhân và các chế độ tự tạo, mỗi chế độ có danh sách người và ứng dụng được phép, có lịch tự bật. Chế độ tập trung mặc định có thể đồng bộ giữa các thiết bị Apple dùng chung tài khoản; bật trên điện thoại thì máy Mac cũng im theo. Thường đây là điều tốt, nhưng nếu bạn muốn hai máy chạy độc lập, tắt tuỳ chọn chia sẻ giữa các thiết bị.
Một chi tiết hữu ích: đặt kiểu cảnh báo nằm lại chỉ cho lịch, để lời nhắc cuộc họp không biến mất trước khi bạn kịp thấy; mọi ứng dụng khác dùng biểu ngữ hoặc không hiện. Như vậy cái duy nhất đòi bạn tương tác là việc có giờ giấc.
Trước khi chia sẻ màn hình trong cuộc họp
Quy tắc tự bật lo phần lớn, nhưng nhiều ứng dụng họp trực tuyến chia sẻ một cửa sổ thay vì cả màn hình, và không phải lúc nào hệ điều hành cũng nhận ra. Một danh sách kiểm tra ba mươi giây trước khi bấm chia sẻ:
- Bật không làm phiền hoặc chế độ tập trung bằng tay, đừng chỉ trông vào quy tắc tự động.
- Chọn chia sẻ một cửa sổ cụ thể thay vì cả màn hình nếu ứng dụng họp cho phép. Thông báo ở góc màn hình sẽ không lọt vào khung chia sẻ.
- Đóng hoặc thu nhỏ ứng dụng chat, thư điện tử, trình duyệt có thẻ không liên quan.
- Tắt xem trước nội dung tin nhắn trong ứng dụng chat trên máy tính, để nếu có thông báo lọt qua thì cũng chỉ hiện tên người gửi.
- Đặt trạng thái trong ứng dụng chat công việc là đang họp hoặc đang trình bày; nhiều ứng dụng tự đặt trạng thái này khi bạn chia sẻ màn hình.
- Sau cuộc họp, tắt không làm phiền nếu bạn bật bằng tay, hoặc dùng tuỳ chọn có thời hạn để nó tự tắt.
Ví dụ giả định: một nhân viên kinh doanh ở Đà Nẵng trình bày báo giá cho khách qua cuộc gọi video; giữa chừng, tin nhắn của đồng nghiệp bàn về khách khác hiện ở góc màn hình. Sau lần đó, anh bật quy tắc nhân bản màn hình, chuyển sang chia sẻ từng cửa sổ và tắt xem trước nội dung tin nhắn. Việc mất ba phút cài đặt tránh được một tình huống khó xử.
Ứng dụng chat công việc trên máy tính: chỉnh bên trong ứng dụng
Chỉ báo khi được nhắc tên hoặc nhắn riêng. Phần lớn ứng dụng chat công việc cho chọn mức thông báo: mọi tin, chỉ tin nhắc tên và tin riêng, hoặc không gì cả. Mặc định thường là mọi tin ở kênh nhỏ và chỉ tin nhắc tên ở kênh lớn. Đặt mức chỉ tin nhắc tên cho gần như mọi kênh, chỉ giữ mọi tin cho một hai kênh cần theo sát.
Tắt tiếng từng kênh hay cuộc trò chuyện. Kênh thông báo chung của công ty, kênh xã giao, kênh nhận báo cáo tự động nên tắt tiếng. Bạn vẫn đọc khi rảnh, nhưng chúng không bật lên ở góc màn hình.
Đặt giờ nhận thông báo. Nhiều ứng dụng cho đặt khung giờ nhận thông báo, ngoài giờ đó tự im. Đặt theo giờ làm của bạn, kể cả trên máy tính, để buổi tối mở máy làm việc riêng không bị kéo vào tin công việc.
Tạm dừng thông báo trong một khoảng. Khi cần làm sâu một hai giờ, dùng tính năng tạm dừng thông báo của ứng dụng kèm trạng thái đang bận. Đồng nghiệp nhìn trạng thái sẽ biết bạn trả lời chậm hơn.
Chia việc báo giữa máy tính và điện thoại
Khi cả máy tính và điện thoại cùng báo một tin, bạn bị cắt ngang hai lần. Quyết định nơi báo chính cho từng loại tin theo nơi bạn đang ở:
| Loại tin | Đang ngồi máy tính | Đang di chuyển |
|---|---|---|
| Chat công việc | Máy tính báo, điện thoại im | Điện thoại báo, chỉ tin nhắc tên và tin riêng |
| Thư điện tử công việc | Máy tính, chỉ thư quan trọng | Điện thoại, chỉ thư quan trọng |
| Lịch họp | Máy tính, cảnh báo nằm lại | Điện thoại |
| Tin nhắn cá nhân | Điện thoại, để úp hoặc trong túi | Điện thoại |
| Thông báo trang web | Tắt | Không áp dụng |
Nhiều ứng dụng chat công việc có tuỳ chọn không gửi thông báo tới điện thoại khi bạn đang hoạt động trên máy tính; bật lên là giải quyết được phần lớn chuyện trùng lặp. Còn thông báo rác từ trang web trên trình duyệt là chủ đề riêng, chặn trong phần cài đặt quyền trang web của trình duyệt.
Câu hỏi thường gặp
Không làm phiền trên Windows có chặn lời nhắc cuộc họp không?
Có, nếu ứng dụng lịch không nằm trong danh sách ưu tiên. Khi đặt thông báo ưu tiên trong Windows 11 hoặc danh sách ưu tiên của hỗ trợ tập trung trên Windows 10, thêm ứng dụng lịch bạn dùng. Báo thức của ứng dụng Đồng hồ thường vẫn hiện.
Chia sẻ một cửa sổ có chặn hoàn toàn thông báo không?
Thông báo hệ thống hiện ở góc màn hình, ngoài khung cửa sổ bạn chia sẻ, nên người xem thường không thấy. Nhưng nếu thông báo hiện bên trong chính ứng dụng đang chia sẻ, như tin nhắn trong trình duyệt, người xem vẫn thấy. Vì vậy vẫn nên bật không làm phiền.
Máy tính công ty bị khoá phần cài đặt thông báo thì làm gì?
Một số công ty quản lý máy tập trung và khoá một phần cài đặt. Khi đó vẫn chỉnh được thông báo bên trong từng ứng dụng như chat và thư. Nếu cần quy tắc tự bật khi trình chiếu mà không đổi được, hỏi bộ phận kỹ thuật.
Có nên tắt hết âm thanh thông báo trên máy tính không?
Với người làm văn phòng, tắt âm thanh của hầu hết ứng dụng là hợp lý, chỉ giữ âm cho lịch họp và có thể cho tin nhắn được nhắc tên. Âm thanh trên máy tính dễ làm phiền người ngồi cạnh trong văn phòng mở hơn bạn nghĩ.
Chế độ tập trung trên Mac có ảnh hưởng tới iPhone không?
Có thể có. Nếu bật tuỳ chọn chia sẻ giữa các thiết bị, chế độ tập trung bật trên Mac sẽ bật trên iPhone, iPad dùng cùng tài khoản và ngược lại. Muốn mỗi máy độc lập, tắt tuỳ chọn này trong mục Tập trung trên từng thiết bị.
Thông báo trên máy tính có hiện trên màn hình khoá không?
Có thể, tuỳ cài đặt. Windows và Mac đều có tuỳ chọn cho phép hoặc không cho thông báo hiện khi màn hình khoá. Với máy tính để ở chỗ người khác đi qua, nên tắt tuỳ chọn này hoặc ẩn nội dung, để tin nhắn không hiện ra khi bạn rời bàn.