Muốn thông báo email không làm phiền mà vẫn không lỡ thư quan trọng, bạn chỉ để ứng dụng thư báo cho một nhóm người hoặc loại thư đã chọn, như danh sách VIP, thư ưu tiên cao, hộp thư ưu tiên, còn toàn bộ phần còn lại để im và kiểm vào vài giờ cố định trong ngày. Mặc định của phần lớn ứng dụng thư là báo từng thư mới đến, nghĩa là bản tin, hoá đơn tự động, thông báo hệ thống, quảng cáo đều có quyền làm máy rung như thư của khách hàng.
Bài này giải thích các mức nhận thư trên điện thoại, cách cài chỉ báo thư quan trọng với các ứng dụng thư phổ biến, và cách dọn từ gốc để hộp thư bớt rác. Tên mục theo bản tiếng Việt thường gặp, có thể khác theo phiên bản ứng dụng và hãng máy; tính năng của từng ứng dụng thư thay đổi khá nhanh nên hãy kiểm phiên bản hiện hành.
Mặc định của ứng dụng thư: báo từng thư một
Khi bạn thêm tài khoản thư vào điện thoại, ứng dụng thường bật thông báo cho mọi thư đến hộp thư chính. Với một tài khoản cá nhân dùng nhiều năm, con số đó có thể lên vài chục thư mỗi ngày, phần lớn không cần đọc ngay: thư xác nhận đơn, bản tin đã đăng ký từ lâu, thông báo đăng nhập, lời mời hội thảo. Với tài khoản công việc, thư nội bộ, thư được đồng gửi và thư tự động từ các hệ thống còn nhiều hơn.
Thư điện tử vốn là kênh không đồng bộ: người gửi không chờ bạn trả lời trong vài phút. Ai cần gấp thường gọi điện hay nhắn tin. Vì vậy báo từng thư một là mặc định không khớp với bản chất của thư điện tử. Nó biến hộp thư thành một luồng tin nhắn liên tục và kéo bạn vào trả lời ngay những việc có thể đợi.
Thay đổi mặc định này là một trong những chỉnh sửa có lợi nhất cho người làm văn phòng. Không cần bỏ thư điện tử khỏi điện thoại, chỉ cần quyết định rõ thư nào được làm máy rung, và chấp nhận rằng phần còn lại sẽ được đọc theo giờ của bạn.
Ba mức nhận thư trên điện thoại
Trước khi chỉnh thông báo, nên hiểu điện thoại lấy thư về theo cách nào. Nhiều ứng dụng cho chọn giữa các mức sau, tuỳ loại tài khoản:
| Mức | Cách hoạt động | Hợp với ai |
|---|---|---|
| Đẩy | Máy chủ gửi thư xuống ngay khi có, gần như tức thì | Người cần biết thư mới ngay, như trực hỗ trợ khách hàng |
| Tải theo lịch | Máy tự hỏi máy chủ mỗi mười lăm phút, ba mươi phút hay mỗi giờ | Người muốn có thư mới khi mở ứng dụng mà không bị báo liên tục |
| Tải thủ công | Chỉ lấy thư khi bạn mở ứng dụng và kéo làm mới | Tài khoản phụ, tài khoản ít dùng |
Không phải tài khoản nào cũng hỗ trợ cả ba mức; một số dịch vụ thư chỉ dùng được đẩy qua ứng dụng riêng của họ. Mức tải theo lịch ảnh hưởng ít đến pin so với hồi trước, vì vậy lý do chính để chọn nó là sự tập trung chứ không phải tiết kiệm pin.
Một cách kết hợp phổ biến: tài khoản công việc để đẩy nhưng chỉ báo thư quan trọng, tài khoản cá nhân tải mỗi giờ và không báo gì, tài khoản phụ để tải thủ công.
Chỉ báo thư quan trọng: ba công cụ có sẵn
Danh sách người quan trọng. Ứng dụng Mail trên iPhone có danh sách VIP: thêm vài người vào đó, rồi cài thông báo chỉ cho thư từ VIP. Một số ứng dụng thư khác có tính năng tương tự với tên khác. Danh sách nên ngắn: cấp trên trực tiếp, vài khách hàng chính, người thân.
Thư ưu tiên cao do ứng dụng tự chọn. Ứng dụng Gmail có tuỳ chọn thông báo chỉ cho thư ưu tiên cao, dựa trên việc nó học xem bạn hay mở và trả lời thư nào. Cách này đỡ công tự lập danh sách, nhưng đôi khi đoán sai; tuần đầu nên kiểm hộp thư thường xuyên để xem có thư quan trọng nào bị bỏ sót không.
Hộp thư ưu tiên tách đôi. Một số ứng dụng thư, ví dụ Outlook, chia hộp thư thành phần ưu tiên và phần khác, và cho chọn chỉ báo thư ở phần ưu tiên. Khi một thư bị xếp nhầm, bạn chuyển nó sang đúng phần để ứng dụng học dần.
Theo dõi từng chuỗi thư. Khi đang chờ phản hồi cho một việc cụ thể, như hồ sơ đang duyệt hay báo giá đang đợi, nhiều ứng dụng cho bật thông báo riêng cho chuỗi thư đó. Việc xong thì tắt. Cách này giữ cho thông báo luôn gắn với việc thật.
Cài trên iPhone với ứng dụng Mail
Ví dụ dưới đây dùng ứng dụng Mail có sẵn; với ứng dụng thư khác, tìm mục thông báo trong cài đặt của ứng dụng đó.
- Vào Cài đặt, chọn Mail, rồi Tài khoản, chọn Tìm nạp dữ liệu mới. Quyết định tài khoản nào dùng đẩy, tài khoản nào tải theo lịch.
- Mở ứng dụng Mail, ở danh sách hộp thư, nhấn vào biểu tượng chữ i cạnh mục VIP để thêm người vào danh sách.
- Vào Cài đặt, Thông báo, Mail, chọn tuỳ chỉnh thông báo. Với từng tài khoản, tắt cảnh báo hoặc đặt mức chỉ hiện trong trung tâm thông báo; với mục VIP, bật cảnh báo và âm thanh.
- Trong cùng màn hình, tắt huy hiệu cho các tài khoản ít quan trọng, để con số đỏ chỉ phản ánh thư thật sự cần đọc.
- Gửi thử một thư từ một tài khoản trong danh sách VIP và một thư từ tài khoản khác để xem máy phản ứng đúng như bạn muốn.
Nếu bạn dùng ứng dụng Gmail hay Outlook, cài đặt thông báo nằm trong ứng dụng, ở phần cài đặt của từng tài khoản. Nhớ chỉnh cả ở đó, vì cài đặt hệ thống chỉ quản lý việc ứng dụng có được báo hay không, còn báo thư nào do ứng dụng quyết định.
Dọn từ gốc: bộ lọc và huỷ đăng ký
Chỉnh thông báo giải quyết phần ngọn. Phần gốc là lượng thư không cần thiết đi vào hộp thư chính. Một buổi dọn khoảng ba mươi phút có thể giảm đáng kể con số này:
- Huỷ đăng ký bản tin không đọc. Mở thư mục hộp thư chính, tìm các bản tin bạn thường xoá mà không đọc, bấm liên kết huỷ đăng ký ở cuối thư. Nhiều ứng dụng thư có nút huỷ đăng ký ngay đầu thư.
- Tạo bộ lọc cho thư tự động. Hoá đơn điện tử, thông báo giao hàng, sao kê có thể cho vào một nhãn hoặc thư mục riêng, bỏ qua hộp thư chính. Bạn vẫn tìm thấy khi cần mà chúng không lấp hộp thư.
- Tách thư nhóm. Thư gửi tới danh sách chung của công ty, nơi bạn chỉ là một trong hàng trăm người nhận, có thể lọc riêng và đọc mỗi ngày một lần.
- Đánh dấu thư rác đúng cách. Thư quảng cáo không rõ nguồn nên đánh dấu là thư rác thay vì xoá, để bộ lọc học. Với thư lừa đảo, phần nhận biết và xử lý đã có chuyên mục riêng bên AI Bảo Mật.
- Dùng địa chỉ phụ cho đăng ký. Khi đăng ký tài khoản mua sắm, sự kiện, dùng một địa chỉ thư phụ chỉ để tải thủ công. Hộp thư chính giữ cho công việc và người quen.
Khi nào nên để báo mọi thư
Bạn làm hỗ trợ khách hàng hoặc trực sự cố. Thư đến hộp thư hỗ trợ là việc cần xử lý trong thời hạn cam kết. Để báo ngay cho hộp thư đó trong giờ trực, nhưng tắt khi hết ca, và bàn giao cho người trực sau.
Bạn đang chờ một kết quả có hạn chót. Mùa nộp hồ sơ, chờ thư mời phỏng vấn, chờ phản hồi một gói thầu. Trong vài ngày đó, bật báo mọi thư hoặc bật theo dõi chuỗi thư liên quan. Xong việc thì trả về mức cũ, đừng để chế độ tạm thời thành mặc định mới.
Hộp thư gần như chỉ có người thật gửi. Một số tài khoản công việc nhỏ, ít bản tin, ít hệ thống tự động, mỗi ngày chỉ vài thư từ khách. Khi đó báo mọi thư không gây phiền, và lập danh sách VIP là thừa.
Ứng dụng thư là nơi nhận mã xác nhận. Nếu dịch vụ nào đó gửi mã đăng nhập qua thư, bạn sẽ chủ động mở ứng dụng khi chờ mã; không cần bật báo cho mọi thư chỉ vì lý do này.
Nhịp kiểm thư và nhờ AI gợi ý bộ lọc
Khi đã tắt thông báo cho phần lớn thư, bạn cần một nhịp kiểm đều đặn để không trả lời chậm. Gợi ý cho người làm văn phòng: kiểm ba đến bốn lần mỗi ngày, ví dụ đầu giờ sáng sau khi đã làm xong việc quan trọng nhất, trước giờ nghỉ trưa, giữa buổi chiều và trước khi về. Ví dụ giả định: một chuyên viên ở Cần Thơ áp dụng nhịp bốn lần, báo trước với đội rằng việc cần trong vòng một giờ thì nhắn hoặc gọi; sau một tháng, không ai phàn nàn về tốc độ trả lời.
Nếu muốn nhờ chatbot gợi ý bộ lọc, bạn có thể đưa cho nó danh sách các loại người gửi chứ không phải nội dung thư. Ví dụ câu lệnh: "Đây là danh sách các nhóm thư đến hộp thư công việc của mình trong một tuần, kèm số lượng: bản tin nội bộ, thông báo hệ thống chấm công, hoá đơn nhà cung cấp, thư khách hàng, thư đồng gửi. Gợi ý cách chia thành nhãn, nhóm nào nên bỏ qua hộp thư chính, nhóm nào nên báo ngay, trình bày dạng bảng."
Không dán nguyên thư, địa chỉ thư của khách hàng, tên đối tác hay số hợp đồng vào chatbot. Mô tả theo loại là đủ để nhận gợi ý tốt, và bạn tự đặt bộ lọc trong ứng dụng thư với tên người gửi thật. Kết quả AI gợi ý chỉ là bản nháp; bạn kiểm lại trong một tuần xem bộ lọc có giấu nhầm thư cần đọc không.
Câu hỏi thường gặp
Tắt thông báo email thì có trả lời chậm không?
Có thể chậm hơn vài giờ với thư không quan trọng, nhưng thư điện tử vốn không đòi hỏi trả lời trong vài phút. Thư quan trọng vẫn báo ngay nhờ danh sách VIP hay ưu tiên. Báo trước với đồng nghiệp rằng việc gấp thì gọi hoặc nhắn giúp mọi người điều chỉnh kỳ vọng.
Nhận thư đẩy có tốn pin hơn tải theo lịch không?
Trên các máy đời mới, chênh lệch thường không lớn vì hệ điều hành tối ưu việc nhận dữ liệu ở nền. Với tài khoản ít quan trọng, chuyển sang tải theo lịch chủ yếu giúp bạn bớt bị cắt ngang. Nếu máy hao pin bất thường, nên kiểm các nguyên nhân khác trước.
Ứng dụng Gmail có chế độ chỉ báo thư quan trọng không?
Có. Trong cài đặt của từng tài khoản trong ứng dụng Gmail, phần thông báo cho chọn tất cả, chỉ ưu tiên cao hoặc không. Chế độ ưu tiên cao dựa trên thói quen đọc và trả lời của bạn, nên tuần đầu cần kiểm hộp thư để chắc không bị bỏ sót.
Có nên để cả thư công việc và cá nhân trong một ứng dụng không?
Được, miễn là bạn chỉnh thông báo riêng cho từng tài khoản. Nhiều người thích tách hai ứng dụng để ngoài giờ có thể tắt hẳn thông báo của ứng dụng công việc. Nếu công ty có quy định về ứng dụng thư trên máy cá nhân, làm theo quy định đó.
Huy hiệu số thư chưa đọc lên tới hàng nghìn thì làm sao?
Đánh dấu tất cả là đã đọc ở hộp thư chính, rồi tắt huy hiệu cho tài khoản ít quan trọng. Con số hàng nghìn không còn mang thông tin gì, chỉ gây cảm giác dồn việc. Sau đó dùng bộ lọc và huỷ đăng ký để số thư chưa đọc không tăng lại nhanh.
Có nên tắt thông báo email trên máy tính khi đã có trên điện thoại không?
Thường nên chọn một nơi báo chính. Nếu bạn ngồi máy tính cả ngày, để máy tính báo thư VIP và điện thoại im; khi ra ngoài thì ngược lại. Hai thiết bị cùng báo một thư vừa thừa vừa làm bạn bị cắt ngang hai lần.